Dokumente überreichen und das war’s? Nein! Gestalten Sie den Weggang eines Mitarbeiters als Offboarding-Prozess, von dem beide Seiten profitieren können.
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Die Vorteile eines Offboardings
„Woran muss ich jetzt alles denken? Was darf ich auf keinen Fall vergessen? Was muss ich den Kollegen unbedingt noch sagen?“, diese Fragen schießen Ihnen gerade durch den Kopf. In Ihrem Terminkalender ist nämlich der Hinweis „Verabschiedung von Herrn Nehrkorn vorbereiten“ aufgetaucht. Herr Nehrkorn hat kürzlich gekündigt und sein letzter Arbeitstag nähert sich. Der muss richtig vorbereitet werden, denn Ihr Vorgesetzter legt Wert auf ein rechtlich sauberes und menschlich faires Offboarding.
Damit hat Ihr Vorgesetzter recht. Viele Unternehmen betrachten das Offboarding lediglich als Verwaltungsakt, der mit der Rückgabe der Arbeitsmittel endet. Wer hier jedoch nur das Nötigste erledigt, verschenkt wertvolles Potenzial. Ein sauberes Offboarding bietet die Möglichkeit, unnötige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden und das gute Image Ihres Unternehmens zu bewahren. Gerade dieser Aspekt wird gerne vergessen.
Denn ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, ist mehr als nur eine Nummer in einer Personalakte. Er ist ein ehemaliger Angestellter, der vielleicht viele Jahre in Ihrem Betrieb gearbeitet hat. Ein Mensch, der sich wahrscheinlich für sein Team eingesetzt und Verbindungen geknüpft hat.
Er ist ebenso ein potenzieller Botschafter, der positiv über Ihre Firma spricht und sie weiterempfehlen kann. Zudem kann er Ihnen zum Abschluss noch Feedback geben, das Sie für Verbesserungen nutzen können. Zum Beispiel für Ihr Employer Branding.
Wie gestaltet man ein gutes Offboarding?
Am wichtigsten ist die Struktur. Das bedeutet, dass Ihr Offboarding-Prozess klar definiert sein sollte, aber trotzdem noch individuell anpassbar sein muss. Die eingangs genannten Fragen sollten bei Ihnen und anderen Beteiligten nicht aufkommen. Ein guter Offboarding-Prozess hat nämlich klare Leitplanken und Aufgaben, die erledigt werden müssen. Und das jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter geht.
Sie sollten eine Checkliste haben, in der alles festgehalten wird, was fürs Offboarding wichtig ist. Pflegen Sie diese am besten regelmäßig zusammen mit allen Beteiligten. Wenn Sie im Urlaub oder krank sind, kann jemand anderes Ihre Aufgaben leicht übernehmen, ohne dass etwas Wichtiges vergessen wird.
Beim Offboarding sollten Sie nicht nur an die Aufgaben der HR-Abteilung oder der Personalverantwortlichen denken. Berücksichtigen Sie auch den ausscheidenden Kollegen. Sichern Sie sein Wissen, indem Sie ihn bitten, alle Projektinformationen, Prozesse und Kontakte rechtzeitig schriftlich festzuhalten. Ein systematischer Wissenstransfer wie dieser schützt Ihr Unternehmen vor Wissenslücken und erleichtert den Übergang für das Team.
Welche Elemente gehören zu einem professionellen Offboarding?
Ein ganzheitliches Offboarding besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Bausteinen. Ein Element ist die formelle Übergabe sowie das Festhalten des Know-hows. Ein weiteres Element ist die Rückgabe von Unternehmensmitteln. Klären Sie hierzu frühzeitig, welche Geräte, Dokumente oder Zugriffe der Mitarbeitende zurückgeben muss.
Neben den reinen Formalien, zu denen unter anderem die Aktualisierung der Personalakte gehört, sollten Sie auf jeden Fall genügend Zeit für ein Exit-Interview einplanen. In diesem Abschlussgespräch geht es gewissermaßen um die letzten offiziellen Worte. Führen Sie dieses Gespräch deshalb in einer vertrauensvollen Atmosphäre. Stellen Sie offene Fragen, die ehrliche Antworten fördern. Lassen Sie trotz mancher Uneinigkeiten keinen Streit aufkommen.
Wenn ein geschätzter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bietet das Exit-Gespräch eine gute Gelegenheit, ihm noch einmal Ihre Dankbarkeit auszudrücken. Sagen Sie ihm ganz direkt, dass sein Weggang ein Verlust ist und dass Sie gerne in Kontakt bleiben möchten, etwa über LinkedIn. Oder gibt es bereits eine Alumni-Gruppe, in die Sie den scheidenden Angestellten einladen können? Alternativ könnten Sie ihn auch auf die Gästeliste für das nächste Sommerfest setzen.
Wie das Offboarding stressfrei gelingt
Beginnt für Sie eine stressige Zeit, wenn ein Mitarbeiter kündigt? Das darf nicht sein. Ein guter Offboarding-Prozess beginnt, bevor eine Kündigung auf Ihrem Tisch liegt. Daher ist es wichtig, einen professionellen Ablauf zu erstellen, der als Blaupause dient. Nutzen Sie die „Vorlage” jedes Mal, wenn ein Offboarding ansteht. So lassen sich unklare Dinge oder offene Fragen auf ein Minimum reduzieren.
Trotzdem bleibt immer klar: Jeder Abschied ist einzigartig. Dies sollte sich auch in Ihrem Offboarding-Prozess widerspiegeln. Berücksichtigen Sie deshalb die Besonderheiten, Bedürfnisse und Wünsche der ausscheidenden Mitarbeitenden und passen Sie Ihren Offboarding-Prozess flexibel an.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein IT-Dienstleister hatte seinen Offboarding-Prozess stark standardisiert, damit alles „wie am Schnürchen“ läuft. Das sorgte zwar für einen reibungslosen Ablauf, doch die ausscheidenden Kollegen fühlten sich am Ende wie eine Nummer. Nach einer Umstrukturierung des Offboardings, die mehr Raum für individuelle Gespräche ließ, stieg die Zufriedenheit der ausscheidenden Kollegen.
Wie misst man den Erfolg von einem guten Offboarding?
Ein wichtiger Indikator dafür, dass Ihr Offboarding-Prozess als „gut“ oder „sehr gut“ eingestuft werden kann, ist die Zufriedenheit der ausscheidenden Mitarbeitenden. Führen Sie am Ende eine kurze Umfrage durch, um zu erfassen, wie das Offboarding erlebt wurde. Fragen Sie hierzu ganz direkt: „Haben Sie sich wertgeschätzt gefühlt? War die Kommunikation klar? Wie haben Sie die Professionalität erlebt?” So erfahren Sie, was gut lief und wo Sie noch besser werden können.
Ein weiterer Indikator ist die Weiterempfehlungsbereitschaft. Ehemalige Angestellte, die einen positiven Abschied erlebt haben, werden eher bereit sein, Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber weiterzuempfehlen. Hören Sie deshalb in Vorstellungsgesprächen – auch bei schnellen Speed-Recruiting-Sessions – genau hin, um herauszufinden, wie ein Bewerber auf Ihre Firma aufmerksam geworden ist.
Fazit
Offboarding ist weitaus mehr als eine administrative Pflicht. Es bietet die Chance, das Employer Branding Ihres Unternehmens zu stärken und den Zugang zu neuen Fachkräften zu erleichtern. Sie sollten außerdem immer auch die Menschen hinter den Personalnummern sehen, um ihnen einen würdigen Abschied zu ermöglichen.
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