Ein paar Absprachen, ein paar neue Notebooks, ein paar Tools. Ist die Umsetzung von hybridem Arbeiten so einfach? Leider nicht. Es braucht tiefgreifende Änderungen.
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Der Arbeitsplatz ist da, wo ihn die Mitarbeiter wollen
Erinnern Sie sich noch an den Begriff „Telearbeit“? Er wurde in den 1970er-Jahren geprägt und klang nach kühnen Zukunftsvisionen. Heute, über 50 Jahre später, spricht niemand mehr von Telearbeit, sondern von Homeoffice, Remote Work und hybridem Arbeiten.
Hybrides Arbeiten – also der Wechsel zwischen Büro und Remote Work – hat sich in vielen Unternehmen etabliert, besonders im IT-Bereich. Dieses Arbeitsmodell erfordert Vertrauen, klare Strukturen und eine Unternehmenskultur, die Flexibilität fördert. Das klingt in der Theorie fantastisch und herausfordernd zugleich. Denn wer hier die Weichen falsch stellt, riskiert unter anderem ineffiziente Prozesse und unzufriedene Mitarbeiter.
Unterm Strich lautet die Frage trotzdem nicht, ob Sie hybrides Arbeiten ermöglichen sollten, sondern wie.
Warum kann die Umsetzung herausfordernd sein?
Einige Unternehmen tun sich mit dem hybriden Arbeiten schwer, da sie als reines Arbeitsplatzmodell anwenden. Sie übersehen zum Beispiel, dass es um eine grundlegende Veränderung der Unternehmenskultur geht.
Ohne eine Kultur des Vertrauens und der Eigenverantwortung funktioniert Remote Work und hybrides Arbeiten nicht. Alle Mitarbeiter müssen wissen, was von ihnen erwartet wird. Führungskräfte müssen darüber hinaus lernen, Ergebnisse statt Anwesenheit oder Verfügbarkeit zu messen. Fehlt diese essenzielle Basis, hat das flexible Arbeitsmodell wenig Erfolg.
Ein weiteres Hindernis sind unpassende Tools. Wer seinen Angestellten keine passenden Anwendungen zur Verfügung stellt, riskiert, dass sie sich durch einen „Software-Dschungel“, Insellösungen und Workarounds schlagen müssen. Das kostet Zeit, Nerven und Geld. Die Wahl der richtigen Tech-Stacks ist daher kein „nice to have“, sondern ein „must have“ für das gesamte Vorhaben.
Wie schafft man eine Kultur, die hybrides Arbeiten trägt?
Remote Work und hybrides Arbeiten werden gerne zusammen mit dem Schlagwort „New Work“ genannt. Verständlich, denn eine Firmenkultur, die neue Ideen und Arbeitsweisen fördern will, basiert auf drei Säulen: Vertrauen, Transparenz und Verbindung.
➡ Vertrauen bedeutet, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitern zutrauen, selbstständig und verantwortungsvoll zu arbeiten. Gleichgültig, ob im Büro oder von zu Hause aus.
➡ Transparenz schafft Klarheit über Ziele, Erwartungen und Prozesse. Sie sorgt auch dafür, dass alle Teammitglieder wissen, woran die Kollegen arbeiten, selbst wenn diese hunderte Kilometer entfernt sind.
➡ Verbindung heißt: Alle müssen sich trotz einer räumlichen Distanz oder den variablen Arbeitszeiten stets als Teil eines Teams fühlen.
Wie können Sie diese Ziele ganz praktisch erreichen? Hier ein Beispiel:
Nach langer Vorplanung führte ein mittelständisches Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell ein. Von Anfang an setzte es auf regelmäßige virtuelle Team-Meetings, klare Kommunikationsregeln und eine offene Feedbackkultur. Eine Collaboration-Plattform sorgte dafür, dass alle stets „up to date“ bleiben konnten. Das Ergebnis? Das Projekt wurde ein Erfolg und wird bis heute gelebt.
Welche Tools braucht es fürs hybride Arbeiten?
Früher, als alle Mitarbeiter ins Büro kamen, gab es eine Lösung: Microsoft Office. Es lief auf einzelnen Computern sowie auf dem firmeneigenen Server. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern erfolgte meist ohne digitale Lösungen, beispielsweise durch regelmäßige Präsenzmeetings. Schnelle Abstimmungen erfolgten per E-Mail. Alle Word- und Excel-Dateien lagen in speziellen Ordnern, auf die alle zugreifen konnten.
Hybrides Arbeiten funktioniert anders. Die meisten Tools sind Online-Lösungen, auf die per Browser zugegriffen werden kann. Per Notebook, Tablet oder Smartphone. Auch die Kommunikation muss verändert werden. Slack, Teams und Zoom sind nun erste Wahl, um sich mit Kollegen abzustimmen. Cloud-Speicher, Dokumentenmanagement-Programme und Spezialplattformen wie GitHub sorgen für den richtigen, sicheren Datenaustausch.
Das Motto der passenden Tools muss lauten: „Gemeinsam statt allein”. Jedes digitale Werkzeug sollte Features bieten, die eine Online-Zusammenarbeit ermöglichen. Achten Sie zudem darauf, dass die neuen Systeme mit den bestehenden kompatibel sind, um auch hier einen Datenaustausch zu ermöglichen. Die neueste „Super-Software“ bringt wenig, wenn sie wie ein Monolith in der IT-Architektur verharrt.
Welche Rolle spielt die IT bei der Umsetzung?
Die IT-Abteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung und Aufrechterhaltung des neuen Arbeitsmodells. Einerseits ist sie für die Bereitstellung der notwendigen Hard- und Software verantwortlich. Andererseits muss sie sicherstellen, dass die internen Compliance-Vorgaben sowie die regulatorisch notwendigen Sicherheitsstandards (DSGVO, NIS2 etc.) eingehalten werden.
Datenschutz und Resilienz spielen hierbei eine immens wichtige Rolle. Denn wenn der Informationsaustausch größtenteils „virtuell“ erfolgt, können sich Hacker schnell dazwischenschalten. Wenn die Systeme nicht professionell gesichert werden, fließen Kundendaten oder Firmengeheimnisse ab. Der Schaden für Ihr Unternehmen wäre dann deutlich größer als der positive Effekt der flexiblen, hybriden Arbeitsweise.
Wichtig: Technische Maßnahmen allein reichen nicht aus. Alle Mitarbeiter, die (teilweise) remote arbeiten, benötigen mehrere Schulungen. Das bedeutet: Sie sollten Weiterbildungen für die neuen Tools sowie Fortbildungen in Sachen Datenschutz erhalten.
Wie führt man Teams in einer hybriden Welt?
Die hybride Arbeitswelt erfordert neue Kompetenzen, insbesondere von Führungskräften. Sie müssen ihre Teams auch auf Distanz motivieren, unterstützen und zusammenhalten.
Außerdem müssen sie neue „Kontrollmechanismen“ etablieren. Beim Remote Work und hybriden Arbeiten zählt nicht mehr die tägliche Arbeitszeit, also die Anwesenheit, sondern der Output und das Erreichen der Ziele. Diese lassen sich unter anderem mit der OKR-Methode festhalten.
Moderne Arbeitsweisen hin oder her – es gibt einige Dinge, die weiterhin wichtig bleiben: Führungskräfte müssen für ihr Team da sein. Sie sollten für ein positives Miteinander einstehen, sodass niemand auf der Strecke bleibt. Was früher das Jour fixe im Meetingraum war, kann heute ein Zoom-Call sein.
Fazit
Hybrides Arbeiten erfordert mehr als nur die Bereitstellung von Laptops und neue Software. Es geht um eine Kultur, die Vertrauen und Eigenverantwortung fördert; um digitale Werkzeuge, die die Zusammenarbeit erleichtern; und um Führungskräfte, die ihre Teams auch auf Distanz motivieren und unterstützen können.
Daher sollten Sie das Vorhaben nicht leichtfertig und überstürzt umsetzen. Entwickeln Sie eine Strategie und leiten Sie daraus passende Maßnahmen ab. Maßnahmen, die sinnvoll sind und einen neuen Spirit in Ihr Unternehmen bringen.
Fragen und Antworten
Hybrides Arbeiten: Was sind die größten Herausforderungen?
Wie kann man die Zusammenarbeit im Team stärken?
Wie führt man hybrides Arbeiten erfolgreich ein?
Wie misst man Produktivität und Effizienz?
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