Der Chef kommt mit einem neuen Projekt um die Ecke. Der Kollege hat nur mal kurz eine Frage zu einem Kunden. Und im Mail-Account türmen sich E-Mails, die noch bearbeitet oder zumindest gelesen werden müssen. Ist das Zeitmanagement schon wieder aus dem Ruder gelaufen?
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Prioritäten setzen
Erst die schlechte Nachricht: Zeit lässt sich nicht managen. Egal, was Sie tun, sie verläuft immer gleich schnell, beziehungsweise langsam. Zeit können Sie nicht beeinflussen.
Aber Sie können Prioritäten setzen – und das ist die gute Nachricht – um Zeit vernünftig einzuteilen und das Arbeitspensum zu erledigen. Genau das ist mit Zeitmanagement gemeint. Es lohnt sich also, den Arbeitstag genauer unter die Lupe zu nehmen. Unterschiedliche Methoden helfen dabei, Projekte und Aufgaben zu priorisieren.
Zeitmanagement ist aber nicht nur das. Es ist ein sinnvolles Tool, um das Stressaufkommen in den Griff zu bekommen. Manche Arbeitgeber fördern das sogar. Sie bieten ihren Mitarbeitern Programme an, um zu erlernen, wie sich Aufgaben nach Wichtigkeit und Terminanforderung organisieren lassen.
Zeitmanagement hat Tücken
„Kein Problem!“ – denken Sie vielleicht: „Ich arbeite konzentriert, bin fokussiert und schaffe meine Aufgaben.“ Gratulation – Sie bringen hervorragende Voraussetzungen für ein gutes Zeitmanagement mit.
Nicht nur die sinnvolle Einteilung der Aufgaben ist wichtig, vor allem auf genügend Selbstmotivation kommt es an. Von Natur aus lassen sich Menschen gerne ablenken. Der eine mehr, der andere weniger. Während der Arbeit lauern zudem viele Ablenkungsfallen: Schnell mal auf dem Handy die WhatsApp-Nachrichten checken, noch ein Blick auf Facebook, Instagram geht auch rasch, bevor es mit der Projektarbeit im Job weitergeht. Wenn dann noch der Chef oder die Kollegin mit einer Frage oder für einen Plausch vorbeikommen, ist es mit der Konzentration völlig dahin. Stress kommt auf.
Methoden für die Zeiteinteilung
Wer seine Arbeitszeit vernünftig plant und konzentriert arbeitet, sollte das Arbeitspensum erledigen können. So könnte die Formel für nach Prioritäten strukturierte Arbeitstage lauten. Helfen können verschiedene Methoden:
ABC-Analyse
Bevor Sie gleich enthusiastisch mit der Planung Ihrer Arbeitstage loslegen, bedenken Sie: Auch die Planung der Aufgaben benötigt Zeit. Halten Sie dafür einen Puffer frei.
Der Name ABC-Analyse sagt es schon aus. Aufgaben werden nach Wichtig- und Dringlichkeit aufgelistet. Was muss als Erstes erledigt werden, was kommt als nächstes, was hat noch Zeit? Das Prinzip dieser Zeitmanagement-Methode ist simpel:
- A: Sehr wichtige Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen
- B: Projekte, die eine hohe Priorität haben
- C: Diese Aufgaben können noch warten und sind nicht sehr relevant
Im agilen Projektmanagement, vor allem in der Softwareentwicklung, ist Kanban eine gern genutzt Methode. Ursprünglich hat sich Kanban aus dem Produktionssystem bei Toyota entwickelt. Kanban bedeutet „Signalkarte“ und ist eine Technik, mit dem Ziel, einen gleichmäßigen Flow in der Fertigung zu bewirken. Lagerbestände sollen zudem reduziert werden. Auf Zeitmanagement übertragen, wird jede Aufgabe in drei Bereiche unterteilt:
- Zu erledigen
- In Bearbeitung
- Erledigt
Eisenhower-Prinzip
Mit einer Vierfelder-Matrix wird festgelegt, welche Aufgaben wichtig/nicht wichtig und dringlich/nicht dringlich sind. Dazu teilen Sie die Aufgaben in A, B, C und D ein – sofort erledigen, terminieren, delegieren und nicht bearbeiten. D-Aufgaben werden demnach nicht erledigt. Das Eisenhower-Prinzip ist ebenfalls eine Form der Priorisierung im Zeitmanagement. Da in vielen Fällen Aufgaben als besonders wichtig angesehen werden, liegt die Kunst darin, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren
ALPEN-Methode
Der Name Alpen ist ein Akronym, also eine Abkürzung, und setzt sich aus folgenden Definitionen zusammen:
- A: Aufgaben aufschreiben
- L: Länge einschätzen
- P: Pufferzeit einschätzen
- E: Entscheidungen treffen
- N: Nachkontrollieren
Der deutsche Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert hat sie entwickelt. In den ersten beiden Schritten werden die zu erledigenden Aufgaben gesammelt und der Zeitaufwand abgeschätzt. Wichtig ist, einen Zeitpuffer einzuplanen. Je nach Relevanz lassen sich die Aufgaben ordnen. Am Ende des Tages werden die Ergebnisse überprüft.
Weitere Zeitmangement-Methoden
Das Smart- und GTD-Prinzip priorisieren ebenfalls. Smart steht stellvertretend für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und termingerecht. Setzen Sie sich Ziele, die messbar sind. Planen Sie so, dass Ihnen nicht die Motivation ausgeht – also realistisch und machbar. Legen Sie dann den zeitlichen Rahmen fest.
Das GTD-Prinzip dagegen setzt auf Getting Things Done – zuerst alle zu erledigenden Aufgaben sammeln, sie logisch, beispielsweise in einem Kalender notieren, anordnen und abarbeiten. Ziel ist, alle anstehenden Arbeiten zu erfassen und somit den Kopf für Wichtiges frei zu bekommen. Das soll helfen, sich auf die momentane Arbeit zu konzentrieren, ohne andere zu vergessen oder gar den Überblick zu verlieren.
Digitales Zeitmanagement
Nicht zu vergessen sind die zahlreichen digitalen Helferchen, mit denen Zeitmanagement ebenfalls möglich ist. Sie sind für Android, iOS und PCs gleichermaßen verfügbar. Zu ihnen gehören Evernote, Todoist, Wunderlist, aber auch Outlook von Microsoft.
Fazit: Nicht ablenken lassen
Aller guten Methoden zum Trotz, ist der wohl größte Zeitfresser die Ablenkung. Da ist es schnell mit der Aufmerksamkeit dahin. Auch eine sinnvolle Priorisierung der Aufgaben hilft dann nicht mehr.
Sie müssen also eine gehörige Portion Selbstmanagement und Disziplin mitbringen, wenn Sie Ihren Zeitplan einhalten wollen. Dazu gehört aber auch, Mut zum Delegieren zu haben sowie Fehler zuzulassen. Halten Sie Ihre Pläne ein, setzen Sie Grenzen und sorgen Sie für genügend Pausen während der Arbeit. Schon fünf Minuten reichen, um wieder entspannter weiterarbeiten zu können. So schaffen Sie auch Ihr Arbeitspensum.
