3.1 Kandidaten
3.1.1 Welche Arten personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen und wie werden diese von uns erfasst?
(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, die erforderlich sind, um Sie als (potentiellen) Kandidaten bestmöglich unterstützen zu können, um die für Sie passende Tätigkeit und/oder den passenden Arbeitgeber finden zu können, um Ihnen eine auf Sie optimal zugeschnittene Arbeitsstelle oder Projekt anbieten zu können und um Ihnen gegenüber unsere weiteren Leistungen z.B. im Rahmen Ihres weiteren Bewerbungsprozesses als Kandidat sowie nach Arbeitseintritt als Ihr Karrierecoach erbringen zu können. Zu diesen Zwecken verarbeiten wir Daten wie Anrede, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefon- oder Mobilnummer, Ihr Geburtsdatum und Ihren Lebenslauf.
Gerne können Sie uns freiwillig weitere Angaben machen bzw. hinterlegen, wie Titel, Ihr Geburtsname, Ihre Staatsangehörigkeit, eine weitere Telefon/Mobilnummer von Ihnen, zusätzliche Bewerbungsunterlagen/Dokumente wie z.B. Ihr Anschreiben, Zeugnisse, eine Projektliste, eine Tätigkeitsbeschreibung, ein Portraitfoto und/oder eine Beschreibung darüber, wie Sie erstmals auf uns aufmerksam geworden sind.
Neben den von Ihnen angegebenen Daten erfassen wir im Einzelfall, soweit rechtlich zulässig, auch Daten von Dritten über Sie, z.B. über Online-Präsenzen, die zur Darstellung der beruflichen Qualifikation ihrer Mitglieder bestimmt sind und einen unmittelbaren Bezug zu Ihrer Person haben (z.B. Xing, LinkedIn, freelance.de, freelancermap.de, stepstone.de, karriere.at etc.), sowie Feedbacks von Kunden und Referenzgebern.
(2) Wir benötigen keine Informationen von Ihnen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nicht verwertbar sind (z.B. Rasse, ethnische Herkunft, Religion oder Weltanschauung, sexuelle Identität). Angaben zu Schwangerschaft, politischen Anschauungen, philosophischen oder religiösen Überzeugungen und Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft bitten wir nicht an uns zu übermitteln.
(3) Ihre Daten und Dokumente können Sie in der Eingabemaske auf unserer WEBSITE bzw. im Kandidaten-Konto eingeben bzw. hochladen. Legen Sie ein Kandidaten-Konto an, verwenden wir für die Erstanmeldung das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht innerhalb von 48 Stunden bestätigen, werden Ihre Informationen gesperrt und nach vier Wochen automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zwecke des Verfahrens sind, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.
Die Pflichtangaben im Rahmen der Registrierung sind für das Anlegen des Kandidaten-Kontos erforderlich. Wenn Sie diese Daten nicht angeben, können Sie kein Kandidaten-Konto erstellen.
Im Rahmen Ihres Kandidaten-Kontos verwenden wir Ihren Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse, um Sie beim Login zu authentifizieren und Anfragen zur Rücksetzung Ihres Passwortes nachzugehen, um Berechtigung zur Verwaltung des Nutzerprofils zu verifizieren und Ihnen technische oder rechtliche Hinweise, Updates, Sicherheitsmeldungen oder andere Nachrichten, die etwa die Verwaltung des Kandidaten-Kontos betreffen, senden zu können.
Möchten Sie kein Kandidaten-Konto anlegen, können Sie uns Ihre Daten und Dokumente auch per Post zusenden. Von einer Übermittlung per E-Mail bitte wir abzusehen.
3.1.2 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?
(1) Im Rahmen unserer Vermittlungstätigkeit können wir die von Ihnen angegebenen Daten verarbeiten, um Sie - auch per Telefon oder E-Mail - über interessante Stellen zu informieren oder Ihnen E-Mails mit Informationen zu Vakanzen und Unternehmen zukommen zu lassen.
(2) Wir können Ihre hierfür erforderlichen Daten auch im Rahmen des rechtlich zulässigen zu Zwecken der Kandidatenpflege, des Marketings und der Werbung verarbeiten, beispielweise, um Ihnen in regelmäßigen Zeitabständen für Sie relevante Mitteilungen zu unserer Vermittlungstätigkeit und unseren sonstigen Produkten und Dienstleistungen zukommen zu lassen oder um Sie um Hilfe bei der Vermittlung anderer Kandidaten zu bitten. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.
3.1.3 An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter bzw. wer hat Zugriff auf diese?
(1) Die für Ihre Vermittlung erforderlichen Unterlagen und Daten geben wir in erster Linie an potenzielle Arbeitgeber weiter. Eine Weitergabe erfolgt auch zu dem Zweck, potenzielle Arbeitgeber von Ihrer Eignung für zu besetzende Vakanzen zu überzeugen und dass diese Ihre Qualifikationen überprüfen und mit dem Anforderungsprofil aus der Stellenbeschreibung abgleichen können. Wir gehen davon aus, dass die Verarbeitung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten auch in Ihrem Interesse ist, damit wir Ihnen eine geeignete Tätigkeit vermitteln können. Die weitere Verarbeitung Ihrer Daten durch potenzielle Arbeitgeber erfolgt nach den jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Arbeitgeber. Ist für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten durch die Arbeitgeber eine Einwilligung erforderlich, obliegt es den Arbeitgebern, diese gegenüber Ihnen einzuholen.
(2) Ferner können wir Ihre Daten auch an verbundene Dritte, z. B. von uns eingesetzte Dienstleister und ausgewählte Jobsuchmaschinen, weitergeben, wenn wir der Auffassung sind, dass dies erforderlich ist, um hierdurch die bestmögliche Leistung für Sie erbringen zu können.
(3) Im Rahmen unserer gemeinsamen Verantwortlichkeit können wir Ihre Daten zudem an Unternehmen unserer Unternehmensgruppe weitergeben. Weitere Informationen hierzu sowie die Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO finden Sie unter Ziff. 1.1 (3) und 1.5 dieser Datenschutzerklärung.
3.1.4 Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
(1) Wir sind der Auffassung, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken insbesondere zur Suche und Vermittlung einer für Sie geeigneten Beschäftigungsmöglichkeit nicht Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten beeinträchtigt, sondern vielmehr im Gegenteil gerade auch in Ihrem Interesse liegt. Indem Sie uns bei der Vermittlung einer für Sie am besten geeigneten Stelle unterstützen, helfen Sie uns, unsere Leistungen gegenüber Ihnen und den potenziellen Arbeitgebern als unseren Kunden effizient und professionell zu erbringen. Daher liegt die Verarbeitung Ihrer Daten in unserem berechtigten Interesse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung, die Sie uns erteilt haben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.
(2) Im Rahmen der Kandidatenpflege, des Marketings und der Werbung sind Rechtsgrundlagen unsere berechtigten Interessen oder eine Einwilligung, die Sie uns erteilt haben.
3.1.5 Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Mit der Löschung Ihres Kandidaten-Kontos durch Sie werden Ihre Daten im Kandidaten-Konto gelöscht. Wir können gewisse Daten von Ihnen außerhalb des Kandidaten-Kontos weiter speichern/verarbeiten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn wir diese zu anderen Zwecken rechtswirksam verarbeiten dürfen.
Ihre personenbezogenen Daten löschen wir im Übrigen im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen und unter Berücksichtigung der weiteren allgemeinen Angaben unter Ziff. 1.7 dieser Datenschutzerklärung. Zu den dort genannten Ansprüchen von uns zählen unter anderem auch unsere Ansprüche auf Vermittlungsprovision gegenüber unseren Kunden.
3.2 Kunden und deren Mitarbeiter
3.2.1 Welche Arten personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen und wie werden diese von uns erfasst?
(1) Möchten Sie als Arbeitgeber den für Sie passenden Kandidaten finden oder unsere weiteren Leistungen in Anspruch nehmen, benötigen wir Informationen über Sie oder Personen innerhalb Ihres Unternehmens, um Ihnen geeignete Kandidaten vermitteln und unsere weiteren Leistungen erbringen zu können. Zu diesem Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Ihre Kontaktdaten und Kontaktdaten einzelner Ansprechpartner Ihres Unternehmens, wie z.B. deren Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Funktion im Unternehmen. Ferner erheben und verarbeiten wir Informationen zu Ihrem Unternehmen, der Struktur Ihres Unternehmens, den Abteilungen, den Technologien und den Produkten Ihres Unternehmens und Informationen zu Ihren Vakanzen (Aufgabe, Rahmenbedingungen, Grund für die Vakanz etc.). Neben den von Ihnen angegebenen Daten erfassen wir im Einzelfall und soweit rechtlich zulässig auch Daten von Dritten über Ihr Unternehmen, z.B. von unseren Kandidaten, der Online-Präsenz Ihres Unternehmens und aus anderen (öffentlichen) Quellen und Medien.
3.2.2 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?
(1) Im Rahmen unserer Vermittlungstätigkeit können wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten verarbeiten, um Sie auch per Telefon oder E-Mail über interessante Kandidaten zu informieren.
(2) Zudem können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des rechtlich zulässigen auch zu Zwecken der Pflege der Geschäftsbeziehung, des Marketings und der Werbung verarbeiten, beispielweise um Ihnen relevante Mitteilungen zu unserer Geschäftsbeziehung und unseren Produkten/Dienstleistungen zukommen zu lassen aber auch um die Entwicklung und Verbesserung unserer Dienstleistungen und Produkte voranzubringen. Ferner können wir Ihnen Weihnachtsgrüße und Werbegeschenke zukommen lassen. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.
3.2.3 An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter bzw. wer hat Zugriff auf diese?
(1) Im Rahmen unserer Vermittlungstätigkeit können wir die für die Vermittlung erforderlichen Unterlagen und Daten an unsere Kandidaten weitergeben. Eine Weitergabe erfolgt auch zu dem Zweck, Kandidaten von zu besetzenden Vakanzen zu überzeugen.
(2) Im Rahmen unserer gemeinsamen Verantwortlichkeit können wir Ihre Daten zudem an Unternehmen unserer Unternehmensgruppe weitergeben. Weitere Informationen hierzu sowie die Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO finden Sie unter Ziff. 1.1 (3) und 1.5 dieser Datenschutzerklärung.
3.2.4 Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
(1) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit sie für die Erfüllung eines bestehenden Vertrags mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist bzw. unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, z.B. sofern der Vertag mit dem Unternehmen geschlossen wird, bei dem Sie beschäftigt sind. Erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung, die Sie uns erteilt haben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.
(2) Im Rahmen der Kundenpflege, des Marketings und der Werbung sind Rechtsgrundlagen unsere berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 Buchst. f DSGVO oder eine Einwilligung, die Sie uns erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).
3.2.5 Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir löschen personenbezogene Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen und unter Berücksichtigung der weiteren allgemeinen Angaben unter Ziff. 1.7 dieser Datenschutzerklärung. Ihre Daten sind für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung in der Regel nicht mehr erforderlich, wenn eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen nicht mehr besteht.
3.3 Hinweis zum Einsatz von KI-gestützter Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren
Die nachfolgenden Informationen ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung von Ratbacher. Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung finden Sie im Abschnitt „Verantwortliche Stelle" am Anfang dieser Datenschutzerklärung.
Im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Weiterleitung an für Sie relevante Arbeitgeber.
Zur Unterstützung dieser Verarbeitung setzen wir teilweise Chat-GPT als Sprachmodell zur Textzusammenfassung ein, um Bewerbungsunterlagen effizient zu strukturieren, zu analysieren oder zusammenzufassen. Es erfolgt keine automatisierte Bewertung Ihrer Eignung, sondern eine rein unterstützende Analyse. Diese Tools ersetzen keine menschliche Entscheidung.
Verarbeitete Datenkategorien
Es werden ausschließlich folgende Datenkategorien verarbeitet:
• Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate)
• Kontaktdaten (in pseudonymisierter Form)
• Angaben zu fachlichen Qualifikationen und Berufserfahrungen
Die Verarbeitung dient ausschließlich dem Zweck der Personalauswahl und -vermittlung.
Arten der KI-gestützten Verarbeitung
Folgende konkrete Verarbeitungen führen wir mit Einsatz des o.g. Sprachmodells durch:
(a) Analyse von Arbeitszeugnissen: Wir können die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten (Zeugnisse, Lebensläufe, Zertifikate und sonstige relevanten Informationen) mit Hilfe der Anwendungen textlich erfassen, um für uns eine standardisierte Zusammenfassung zur weiteren Verarbeitung zu erhalten.
(b) Erstellung von Kandidatenprofilen: Die Anwendungen können uns dabei unterstützen, eine Zusammenfassung Ihrer Kandidaten-Informationen zur Weiterleitung an unsere Kunden zu erstellen.
(c) Job-/Kandidatensuche: Wir können mit Hilfe der Anwendungen Daten, die wir über Sie als unseren Kandidaten und über die Anforderungen unserer Kunden haben, bestmöglich, effizient und schnell analysieren. So können wir beispielsweise die Stellenanzeigen mit Ihren fachlichen Fähigkeiten, insbesondere aus dem Lebenslauf, abgleichen und so vorab ermitteln, wie passgenau Ihr Profil für die zu besetzende Stelle ist. Hier werden die Anzahl der fachlichen Übereinstimmungen ermittelt. Die Anwendungen können uns im weiteren Verlauf dabei unterstützen, auf der Grundlage dieser Analysen Entscheidungen zu treffen.
(d) Ermittlung weiterer Einsatzmöglichkeiten: Wir können mit den Anwendungen mögliche Einsatzfelder über eine konkrete Stellenbewerbung hinaus auswerten, soweit wir hierzu einen Auftrag erhalten haben. Hierbei können wir von Ihnen angegebene technologische Fähigkeiten mit möglichen Einsatzgebieten auf dem Arbeitsmarkt abgleichen.
Schutz Ihrer Daten
Pseudonymisierung und Datenübermittlung an OpenAI
Wir pseudonymisieren die zu verarbeitenden Dokumente vorab. Die Pseudonymisierung erfolgt, indem identifizierende Informationen (z. B. Name, Kontaktdaten) vor der Übermittlung entfernt oder durch Platzhalter ersetzt werden. Wir weisen darauf hin, dass eine vollständige Anonymisierung im Sinne der DSGVO nicht gewährleistet werden kann, insbesondere bei stark personenbezogenen Textinhalten (z. B. Lebensläufen). Dennoch kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten – etwa Lebenslauf- oder Profilinformationen – an den nachfolgend genannten Dienstleister übermittelt werden:
OpenAI, L.P.
3180 18th Street
San Francisco, CA 94110
USA
Rechtsgrundlage und Interessenabwägung
Rechtliche Grundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Dieses besteht darin, unsere Prozesse, insbesondere den Abgleich der Profile unserer Kandidaten mit potentiellen Stellen zu standardisieren und zu optimieren. Ferner möchten wir unsere Leistungen für Sie bei der Stellensuche und für unsere Kunden bei der Kandidatensuche effektiver und effizienter ausgestalten.
Interessenabwägung
Der Einsatz solcher Systeme dürfte insbesondere den Zeitaufwand für die Suche und Auswahl der bestmöglichen Stelle für Sie als unseren Kandidaten und unsere Kunden erheblich verringern. Wir sind der Auffassung, dass die schnelle und effiziente Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu vorgenannten Zwecken im Zusammenhang mit der Suche und Vermittlung einer für Sie geeigneten Beschäftigungsmöglichkeit nicht Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegend beeinträchtigt, sondern vielmehr im Gegenteil dies gerade auch in Ihrem Interesse liegt, da es dazu beiträgt, die für Sie passende Stelle zu finden. Die Daten werden von uns im Vorfeld der Übermittlung an OpenAI zudem pseudonymisiert.
Unsere Interessen wurden sorgfältig mit Ihren Grundrechten und Freiheiten abgewogen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung der Effizienz und Qualität der Stellenvermittlung. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Ihrem Interesse und dient dazu, Ihre Chancen auf eine passende Beschäftigung zu erhöhen.
Eine gesonderte Einwilligung zur Nutzung der KI-gestützten Verarbeitung wird nicht eingeholt, da keine erhöhte Risikolage für Ihre Rechte und Freiheiten besteht. Entscheidungen mit Rechtswirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung erfolgen ausschließlich durch Menschen (§ 22 DSGVO findet keine Anwendung).
Entscheidungen, die die Auswahl und Ablehnung eines Kandidaten beeinflussen können, werden von uns nicht automatisiert getroffen, sondern erfolgen stets durch unsere Mitarbeiter. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO statt.
Drittlandübermittlung
Da OpenAI seinen Sitz in einem Drittland (USA) hat, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter:
openai.com/policies/privacy-policy
Wir achten darauf, nur die nötigsten Daten zu verarbeiten, und ergreifen zusätzliche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, wie etwa Pseudonymisierung und Zugriffsbeschränkungen.
Ihre Rechte
Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht gem. Art 21 DSGVO
Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir Ihre Daten nicht weiter, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor.
Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten sowie deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen. Weitere Informationen finden Sie in unserer vollständigen Datenschutzerklärung.
Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den Bewerbungsprozess und die Stellenvermittlung erforderlich ist. Nach Abschluss des Verfahrens und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (sofern zutreffend) werden Ihre Daten gelöscht. Bei inaktiven Profilen erfolgt eine automatische Löschung, sofern keine weitere Einwilligung vorliegt.
Sicherheitsmaßnahmen
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) um, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, darunter:
• Zugriffsbeschränkungen
• Pseudonymisierung vor Verarbeitung durch Dritte
• Transportverschlüsselung
• Protokollierung von Zugriffen
• regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Systeme