Viele Angestellte kündigen von sich aus – und das auch gerne mal „spontan“. Wie sollten Sie damit umgehen? Welche Schritte sind wichtig? Hier erhalten Sie Tipps, wie Sie die Situation professionell meistern.
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Seien Sie vorbereitet
Es ist Freitagmorgen. Sie öffnen Ihr E-Mail-Programm. Eine Betreffzeile sticht Ihnen sofort ins Auge: “Kündigung meines Arbeitsverhältnisses”. Der Absender ist einer Ihrer besten Full Stack Developer. Er arbeitet schon seit über zehn Jahren in Ihrem Unternehmen. Zudem wirkte er immer zufrieden mit seinem Job.
Die Nachricht trifft Sie somit unerwartet. Was jetzt? Ihre erste Reaktion entscheidet, ob aus dieser Kündigung vielleicht eine Chance oder ein langfristiger Schaden für Ihr Unternehmen wird. Es gilt jetzt also, kühlen Kopf zu bewahren und richtig zu handeln.
Ihre ersten Schritte sind entscheidend
Nehmen Sie die Kündigung des Mitarbeiters nicht persönlich, auch wenn Sie vielleicht der direkte Vorgesetzte sind. Private Herausforderungen, neue Karriereaussichten, ein Umzug: Es gibt zahlreiche Gründe, warum besonders IT-Experten kündigen.
Bleiben Sie deshalb sachlich und respektieren Sie die Entscheidung des Angestellten. Starke Gefühlsausbrüche verschlimmern die Situation nur. Stattdessen gilt es, schnellstmöglich ein Gespräch zu suchen, um die Beweggründe zu verstehen.
Als Personalverantwortlicher sollten Sie in dieser Phase nicht nur die emotionale, sondern auch die organisatorische und rechtliche Seite im Blick behalten.
➡ Prüfen Sie, ob die Kündigung formell korrekt eingereicht wurde.
➡ Gleichzeitig müssen Sie Rahmenbedingungen wie Resturlaub, Freistellung oder mögliche Sonderregelungen prüfen.
➡ Auch die Rückgabe von Firmeneigentum wie Laptops, Zugangsausweise oder Dienstwagen sollten Sie im Blick haben.
➡ Zudem ist es ratsam, die Kündigung intern zu dokumentieren und die Personalakte entsprechend zu aktualisieren.
➡ Bereiten Sie dann das Kündigungsgespräch vor.
Sollten Sie versuchen, den Mitarbeiter in der Firma zu halten?
Würde der Weggang des Angestellten einen Verlust für das Team oder gar für Ihr gesamtes Unternehmen bedeuten? Dann könnten Sie versuchen, den Mitarbeiter umzustimmen. Zum Beispiel mit einer Gehaltserhöhung, flexibleren Arbeitszeiten oder besseren Aufstiegsmöglichkeiten.
Bedenken Sie jedoch: Wenn jemand kündigt – besonders, wenn die Kündigung für Sie unerwartet kam –, dann hat das einen triftigen Grund. Vielleicht ist der Mitarbeiter schon lange unzufrieden. Vielleicht zwingen ihn private Umstände zum Wechsel. Oder vielleicht möchte er einfach mal etwas Neues kennenlernen.
Wenn es Ihnen trotzdem gelingt, die Kündigung abzuwenden, könnte der zurückgewonnene Mitarbeiter ein „Wackelkandidat“ sein. Unter Umständen kommt er in ein paar Wochen oder Monaten zu demselben Entschluss und kündigt erneut.
Wie das Kündigungsgespräch professionell geführt wird
Ein Kündigungsgespräch erfordert Vorbereitung. Klare Ziele, eine respektvolle Atmosphäre und die Bereitschaft, Kritik anzunehmen, zählen zu den Grundlagen. Als Personalverantwortlicher sollten Sie daher die Entscheidung des Mitarbeiters respektieren und nach den Motiven fragen.
Wichtig ist, den Dialog auf sachlicher Ebene zu führen. Kommt es zu Vorwürfen gegen Kollegen, die Abteilung, die Firma insgesamt oder Sie persönlich, dürfen Sie das nicht als Angriff verstehen. Das ist zugegebenermaßen schwer und erfordert eine gewisse Resilienz.
Was hilft: Legen Sie sich vor dem Kündigungsgespräch eine Checkliste mit wichtigen Punkten an und machen Sie sich währenddessen Notizen. So können Sie sich besser auf die wesentlichen Dinge fokussieren. Zudem haben Sie die Gelegenheit, Feedback zu verwerten und Maßnahmen abzuleiten. Beispielsweise zur Verbesserung der Unternehmenskultur.
Am Ende des Gesprächs sollten Sie festhalten, wie der weitere Ablauf und die Übergabe von Aufgaben erfolgt. Schließen Sie den Austausch, auch wenn er emotional anstrengend war, mit freundlichen Worten ab. Danken Sie dem Mitarbeiter für seine Zeit in Ihrem Unternehmen und wünschen Sie ihm alles Gute für den weiteren Weg.
Transparenz und Kommunikation im Team
Die Kündigung eines Kollegen wirkt sich meist deutlich auf die Stimmung im Team aus. Gerüchte und Falschannahmen können sich schnell verbreiten. Dadurch können Unsicherheiten entstehen, die die Produktivität beeinträchtigen. Um das zu vermeiden, sollten Sie die entsprechenden Personenkreise so früh wie möglich und vor allem transparent informieren.
Am besten gelingt die Kommunikation, wenn die Führungskraft und der ausscheidende Mitarbeiter gemeinsam mit dem Team sprechen. Auch hierbei sollte alles so sachlich wie möglich bleiben. Zudem muss vermittelt werden, dass alles dafür getan wird, die Zeit bis zum Ausscheiden und die Zeit danach für alle so gut wie möglich zu gestalten. Dazu gehört eine ordentliche Übergabe.
Die Übergabe richtig organisieren
Wenn ein wichtiger Angestellter das Unternehmen verlässt, geht oft wertvolles Wissen verloren. Das können Sie verhindern, indem Sie eine strukturierte Übergabe planen. Bitten Sie den ausscheidenden Mitarbeiter, seine Aufgaben detailliert zu dokumentieren und seine Kollegen in die laufenden Prozesse einzuarbeiten. Eventuell gibt es bereits einen Nachfolger, der schrittweise die anfallenden Aufgaben übernimmt.
Unterstützen Sie die Beteiligten mit Checklisten, Zeitplänen und Tools. Lassen Sie beispielsweise alle Notizen in eine Dokumentenmanagement-Software laden, die Kollegen ihr Wissen in Videos festhalten oder eine KI-Anwendung mit dem Know-how trainieren. Nutzen Sie jede Möglichkeit, damit keine Wissenslücken entstehen.
„Bumerang-Mitarbeiter“: Warum sich der Kontakt lohnt
Ehemalige Angestellte, die Ihr Unternehmen und ihren Fachbereich gut kennen, können später eine wertvolle Verstärkung darstellen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Rückkehr von Ehemaligen eine attraktive Option. Diese sogenannten „Bumerang-Mitarbeiter“ bringen nicht nur vertraute Hard und Soft Skills, sondern auch neue Erfahrungen aus anderen Unternehmen mit.
Sie sollten daher den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitern pflegen. Mit Netzwerken wie LinkedIn oder Xing ist das ganz einfach. Alternativ können Sie Ihre ehemaligen Kollegen auch weiterhin zu öffentlichen Firmenevents einladen.
Fazit
Eine Kündigung durch einen Mitarbeiter ist selten einfach. Ein professioneller Umgang mit der Situation schützt das Team, das Unternehmensimage und kann sogar die Basis für eine spätere Rückkehr legen. Wenn Sie hierbei Unterstützung oder praktische Ratschläge benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.
Fragen und Antworten
Auf was muss man bei der Küngigung eines Mitarbeiters unbedingt achten?
Welche rechtlichen Pflichten gibt es nach dem Erhalt einer Kündigung?
Warum ist es wichtig, ruhig auf eine Kündigung zu reagieren?
Darf man die wahren Gründe für eine Kündigung im Team kommunizieren?
Wie kann man Kündigungen langfristig vermeiden?
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