Welche IT-Fachkräfte und Kompetenzen benötigt Ihr Unternehmen 2027? Und wie verändern Künstliche Intelligenz und neue Technologien den Personalbedarf? Eine vorausschauende Personalplanung und die enge Zusammenarbeit zwischen HR und IT sind entscheidend, um Kompetenzlücken frühzeitig zu erkennen und gezielt zu schließen. Diese sieben Fragen helfen Ihnen bei der strategischen Personalplanung für 2027 – inklusive praktischer Checkliste.
Inhalt
Warum eine frühzeitige Personalplanung so wichtig ist
Neue IT-Projekte, veränderte Anforderungen und fehlende Fachkräfte stellen Unternehmen bei der Personalplanung regelmäßig vor Herausforderungen. Wer erst dann reagiert, wenn wichtige Kompetenzen fehlen oder Stellen unbesetzt bleiben, riskiert Projektverzögerungen, eine steigende Arbeitsbelastung und zusätzliche Kosten.
Gerade in der IT ist eine vorausschauende Planung entscheidend. Denn Künstliche Intelligenz, Cloud-Migrationen und steigende Anforderungen an die Cybersecurity verändern nicht nur die technischen Aufgaben, sondern auch die benötigten Qualifikationen. Gleichzeitig lassen sich spezialisierte IT-Positionen häufig nicht kurzfristig besetzen.
Umso wichtiger ist es, dass HR- und IT-Verantwortliche ihren Personalbedarf frühzeitig gemeinsam analysieren. Während die IT-Abteilung die anstehenden Projekte und erforderlichen Kompetenzen kennt, bringt HR wichtige Informationen zu Personalbestand, Fluktuation und Entwicklungsmöglichkeiten ein.
Welche Projekte stehen an?
Jede strategische Personalplanung beginnt mit einer Übersicht aller aktuellen und kommenden Projekte. Denn daraus leitet sich der komplette Bedarf ab. Ihre IT-Leitung sollte dazu eine klare Roadmap haben. Diese zeigt unter anderem wichtige Meilensteine zu Software-Updates, Neuentwicklungen, Migrationen, Einführung einer neuen KI-Lösung oder die Optimierung der Cybersecurity-Maßnahmen.
Ihre HR-Abteilung kennt zudem die Fluktuationszahlen, Elternzeiten und geplanten Ruhestände. Das bedeutet, beide Sichtweisen verschmelzen in einem gemeinsamen Terminplan. So erkennen Sie zum Beispiel potenzielle Anzeichen von Überlastung, bevor sie in tatsächlichen Projektstopps oder Kündigungen münden. Ihr Ziel muss es sein, Spitzenlasten in den einzelnen Quartalen zu vermeiden.
Ein Beispiel:
Ein Maschinenbau-Unternehmen plant die Einführung eines neuen, leistungsstärkeren ERP-Systems, parallel zur Modernisierung der Fertigungssteuerung. Die Personalbedarfsplanung zeigt, es werden zehn IT-Experten über zwei Jahre benötigt. Da sich HR und IT früh abgestimmt haben, startete die Rekrutierung acht Monate vor dem geplanten Projektbeginn.
Welche IT-Kompetenzen fehlen in unseren Unternehmen?
Die reine Anzahl der Mitarbeiter sagt wenig darüber aus, ob Ihre Firma im Allgemeinen und Ihre IT-Abteilung im Speziellen gut durch das Jahr kommen wird. Was wirklich zählt, sind die vorhandenen Skills. Planen Sie deshalb mit Kompetenzen statt mit Köpfen! So bleibt Ihre Personalplanung auch bei neuen Projekten und Umbrüchen belastbar.
Erstellen Sie hierzu gemeinsam ein Kompetenzmodell, das Fachwissen, Methodenkompetenz und Sozialkompetenz getrennt erfasst. Die IT-Verantwortlichen bewerten dafür die technische Tiefe, Ihr HR-Team die Entwicklungsbereitschaft der Mitarbeiter. Anschließend gleichen Sie das Ergebnis mit den Projektanforderungen ab. Zeigen sich dann Lücken, geben diese Ihnen präzise Auskunft darüber, wo eine interne Entwicklung noch Zeit benötigt und wo eine externe Suche erfolgversprechend sein kann.
Wichtig ist hierbei auch die zeitliche Komponente. Ermitteln Sie beispielsweise, welche möglichen Engpässe im ersten Quartal und welche zum nächsten Jahresende drohen. Unterscheiden Sie bei der Betrachtung konsequent zwischen Must-have- und Nice-to-have-Kompetenzen, da Ihr Plan ansonsten zu umfangreich wird und seinen Fokus verliert.
Ein Beispiel:
Ihr Vertrieb möchte viele seiner Aktivitäten mit KI-Tools automatisieren. Dafür muss Ihre IT die passende Hard- und Software implementieren. Ihre Analyse ergab, dass es hierfür teilweise noch nicht die passenden Kompetenzen im Team gibt. Sie beschließen daher, einen IT-Kollegen weiterzubilden und zusätzlich vorübergehend zwei KI-Freelancer zu engagieren.
Was kann intern aufgebaut werden?
Externe Spezialisten sind eine sehr gute Lösung, um Spitzenlasten oder Kompetenzmangel auszugleichen. Sie stellen jedoch keine dauerhafte Lösung dar. Ein internes Kompetenzteam ist in der Regel kostengünstiger, außerdem bindet es Angestellte an Ihr Unternehmen und schützt Ihr Firmenwissen. Bedenken Sie das bei Ihrer neuen Personalplanung. Führen Sie daher vor Beginn eines neuen Jahres ein Talent-Review durch. Klären Sie Fragen wie: Wer bringt welche Voraussetzungen mit und wer strebt welche Richtung an?
Prüfen Sie bei jedem identifizierten Engpass zuerst die interne Option, also Weiterbildungen, Mentoring, Job-Rotation oder Teilprojekte mit externen Partnern. Finden Sie die passenden Maßnahmen und akquirieren Sie das nötige Budget. Binden Sie hierfür bei allen Planungen die verantwortlichen Führungskräfte mit ein, damit wirklich alle an einem Strang ziehen.
Ein Beispiel:
Eine Versicherung bildet drei Anwendungsentwickler zu Cloud-Engineers fort. Das Programm kombinierte interne Kurse mit einem Coaching durch einen externen Berater. Nach vier Monaten übernehmen die Entwickler die erste Migration selbstständig. Die Kosten lagen deutlich unter dem Marktpreis für externe Cloud-Experten.
Wo muss extern rekrutiert werden?
Manche Fähigkeiten finden Sie in Ihrem Unternehmen nicht. Manchmal ist es auch zu aufwändig, die Kompetenzen intern aufzubauen. Daher kann es sinnvoll sein, sich punktuell extern umzuschauen. Wichtig dabei: Gehen Sie gezielt vor und legen Sie einen klaren Zeitplan fest. Stellen Sie zudem keine zu “weichen” Anforderungen wie “digitale Affinität”. Beschreiben Sie stattdessen ganz konkret, was die gesuchte Rolle umfasst. Je genauer das Anforderungsprofil, desto schneller bekommen Sie die passende Bewerbungen.
Überlegen Sie auch, welche Zusammenarbeit am besten passt. Muss das Ziel wirklich eine Festanstellung sein? Könnte nicht auch ein Zeitarbeiter oder ein Freelancer die Aufgaben übernehmen? Wenn Sie unschlüssig sind, kann Ihnen ein Personalberater wie Ratbacher mit Rat und Tat zur Seite stehen.
Ein Beispiel:
Ein Energieversorger suchte lange erfolglos einen Spezialisten für Sicherheitsarchitektur. Die gemeinsame Ursachenanalyse von HR und IT zeigte: Das Anforderungsprofil war zu überladen und unkonkret. Kaum hatte man die Stellenausschreibung auf die wichtigsten Kompetenzen reduziert und ein Speed Recruiting durchgeführt, konnte die Stelle innerhalb von wenigen Wochen besetzt werden.
Welche Rollen verändern sich durch KI?
Künstliche Intelligenz nimmt Menschen nicht einfach die Arbeit weg. Sie verändert vielmehr die Art und Weise, wie Ihre Kollegen ihre Arbeit erledigen. Einige Aufgaben werden deutlich schneller erledigt, andere fallen weg und wieder andere kommen neu hinzu. So übernehmen KI-Assistenten beispielsweise zunehmend routinehafte Tätigkeiten wie das Testen von Software, das Verfassen von Dokumentationen oder die Kundenbetreuung. Gleichzeitig entstehen ganz neue Berufe.
Damit dieser Wandel gut gelingt, müssen Ihre HR- und IT-Entscheider eng zusammenarbeiten. Klären Sie gemeinsam Fragen wie: Welche Aufgaben in einem Team fallen künftig weg? Welche Rollen kommen neu hinzu und welche verändern sich? Schätzen Sie ein, was das für die Arbeitsbelastung bedeutet. Analysieren Sie außerdem, wo Kompetenzen fehlen und durch Fortbildungen erworben werden müssen.
Ein Beispiel:
Ein Softwareunternehmen ließ ein KI-Tool die Testdokumentation übernehmen. Zwei Mitarbeiter aus dem QA-Team haben dadurch ihre Stelle nicht verloren, ihre Rolle hat sich jedoch verändert. Die Personalabteilung unterstützte sie dabei mit Weiterbildungen. Am Ende blieben alle Angestellten im Unternehmen, die Positionen wurden spannender und die Produkte besser.
Welche Schlüsselpositionen bergen ein Ausfallrisiko?
Jede Organisation hat Mitarbeiter, die besonders wichtig sind. Ohne sie geraten Projekte und Abläufe schnell ins Stocken. Finden Sie daher heraus, wer diese Schlüsselpositionen in Ihrem Unternehmen besetzt. Überlegen Sie dann für jede dieser Personen, wie wahrscheinlich ein Ausfall ist und wie groß der Schaden wäre.
Aus den Ergebnissen können Sie anschließend passende Fragen ableiten. Zum Beispiel: Wie kann das Fachwissen besser dokumentiert werden? Wer kann die Schlüsselpersonen vertreten? Soll jemand gezielt als Nachfolger aufgebaut werden? Die Antworten darauf geben Ihnen wichtige Rückschlüsse für Ihr strategisches Workforce Planning. Denn eine gute Nachfolge braucht Zeit, Geld und Aufmerksamkeit. Am besten handeln Sie, bevor jemand kündigt.
Ein Beispiel:
Eine kleine Bank verlor plötzlich ihren einzigen Cybersecurity-Architekten. In der Folge stockten drei Projekte und ein wichtiges Audit verzögerte sich um zwei Quartale. Als Reaktion darauf führte die Personalabteilung eine Risikoliste für Schlüsselpersonen ein. Außerdem wurden zwei interne Nachfolger ausgebildet.
Wofür sollten Dienstleister engagiert werden?
Nicht jede Lücke in der Personalplanung rechtfertigt eine Festanstellung. Viele Sonderprojekte enden irgendwann und Märkte entwickeln sich sehr schnell weiter. Migrationen, Neueinführungen, Audits oder Spezialthemen sind klassische Fälle, in denen Dienstleister kurzfristig oder mittelfristig Unterstützung bieten können. Externe Experten bringen zudem Markterfahrung und einen unbefangenen Blick mit. Nutzen Sie dies für „frischen Wind“ und einen Wissenstransfer.
Sehen Sie eine externe Unterstützung nicht als Schwäche, sondern als Beschleuniger für wichtige Aufgaben an. Achten Sie jedoch darauf, dass jedes Engagement zeitlich befristet ist. Ansonsten wird aus der Sonderlösung eine teure Dauerlösung.
Ein Beispiel:
Ein mittelständischer Handelskonzern migrierte seine Warenwirtschaft in die Cloud. Für die Umsetzung, die vier Monate in Anspruch nehmen sollte, engagierte das Unternehmen einen erfahrenen Cloud-Dienstleister. Ein internes Dreierteam arbeitete vom ersten Tag an mit und übernahm nach Projektende den Betrieb. So kombinierte der Handelskonzern Geschwindigkeit mit dem Aufbau interner Kompetenzen.
Checkliste: Ist Ihre IT-Personalplanung für 2027 gut aufgestellt?
Haben Sie bei Ihrer Personalplanung für 2027 an alle wichtigen Aspekte gedacht? Mit dieser Checkliste überprüfen Sie, ob HR und IT die zentralen Fragen bereits gemeinsam geklärt haben.
✅ IT-Projekte und Personalbedarf: Sind alle geplanten IT-Projekte erfasst und die dafür benötigten personellen Kapazitäten ermittelt?
✅ Kompetenzen und Qualifikationen: Wissen Sie, welche IT-Skills bereits vorhanden sind und wo Kompetenzlücken bestehen?
✅ Interne Weiterbildung: Haben Sie geprüft, welche fehlenden Kompetenzen durch gezielte Weiterbildungen aufgebaut werden können?
✅ Externe Rekrutierung: Ist geklärt, für welche Positionen neue IT-Fachkräfte benötigt werden und wann die Suche beginnen sollte?
✅ Künstliche Intelligenz: Haben Sie berücksichtigt, wie KI bestehende Aufgaben und Rollen verändert und welche neuen Kompetenzen dadurch erforderlich werden?
✅ Schlüsselpositionen und Nachfolgeplanung: Sind kritische Positionen identifiziert und mögliche Vertretungen oder Nachfolger eingeplant?
✅ Externe Unterstützung: Haben Sie festgelegt, bei welchen Projekten Freelancer oder externe Dienstleister sinnvoll eingesetzt werden können?
Fazit: Mit gemeinsamer Personalplanung gut auf 2027 vorbereitet
Eine erfolgreiche Personalplanung für 2027 beginnt mit der richtigen Abstimmung zwischen HR und IT. Nur wenn beide Abteilungen frühzeitig zusammenarbeiten, lassen sich zukünftige Personalbedarfe realistisch einschätzen, Kompetenzlücken erkennen und geeignete Maßnahmen entwickeln.
Dabei kommt es nicht nur darauf an, offene Stellen zu besetzen. Ebenso wichtig sind die gezielte Weiterbildung bestehender Mitarbeiter, die Vorbereitung auf neue Anforderungen durch Künstliche Intelligenz und die rechtzeitige Einbindung externer IT-Spezialisten.
Bedenken Sie außerdem: Eine strategische Personalplanung ist kein einmaliger Prozess. Neue Technologien, veränderte Projektanforderungen oder unerwartete personelle Entwicklungen können eine Anpassung jederzeit erforderlich machen. Überprüfen Sie Ihre Planung deshalb regelmäßig und stimmen Sie sich weiterhin eng zwischen HR und IT ab.
So schaffen Sie die Voraussetzungen, um wichtige IT-Projekte erfolgreich umzusetzen und Ihr Unternehmen auch langfristig mit den benötigten Kompetenzen aufzustellen.
Fragen und Antworten
Was gehört in eine Personalplanung?
Wie können HR und IT einen gemeinsamen Planungsrhythmus finden?
Welche Rolle spielt KI in der Personalplanung?
Wann lohnt sich externes Projekt-Know-how mehr als eine Festanstellung?
Wie viel Vorlauf braucht eine Personalplanung?
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